Rekisterinpitäjä
Wilma Consulting Oy (myöhemmin ”Yhtiö”)
Y-tunnus: 2182617-8
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Maija Talvinen, maija@wilmaconsulting.fi, +358 400 883 966
Rekisterin nimi
Wilma Consulting Oy:n rekrytointien ja henkilöarviointien tietokanta.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, peruste ja säilyttäminen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointi- ja henkilöarviointiasiakassuhteen hoitaminen, rekrytointi- ja henkilöarviointiasiakkaiden ja Yhtiön välisen sopimus- ja toimeksiantosuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi. Rekrytointi käsittää julkisten hakujen ja suorahakujen hoidon.
Henkilötietojen kerääminen perustuu hakijan suostumukseen (avoimet tai tiettyyn tehtävään kohdistetut hakemukset) tai oikeutettuun etuun. Suorahakua harjoittavien yritysten liiketoiminta perustuu sopivien kandidaattien etsimiseen markkinalta ja näiden esittelyyn toimeksiantajille, joilla on avoin työtehtävä täytettävänä ja halu tarjota työsuhdetta tehtävässä menestymisen kriteerit täyttäville henkilöille, mutta eri syistä johtuen tehtävää ei voida laittaa avoimeen hakuun. Suorahakuja hoitavat yritykset katsovat liiketoimintansa vuoksi heillä olevan oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn, joka pohjautuu kandidaattien ja suorahakuyritysten merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen.
Henkilöarvioinneissa kerättyjen tietojen tarkoitus on tukea työssä menestymisen edellytysten arviointia ja työssä kehittymistä.
Rekrytoinneissa hakijan hakemusta ja hänen tietojaan säilytetään 5 vuotta hakemuksen jättämisestä tai hakijan suorittamasta päivityksestä. Hakijalla on mahdollisuus jättää tietonsa pidemmäksikin aikaa käytettäväksi muissa rekrytointitoimeksiannoissa. Lupa tähän kysytään hakijalta.
Henkilöarviointien aikana kerätyt tiedot säilytetään 2 vuotta.
Säilytämme markkinointitoimenpiteisiin kerätyt asiakkaiden henkilötiedot niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan, kun markkinointitoimenpiteisiin käytettävä tieto on tunnistettu vanhentuneeksi tai tavoittamattomaksi.
Rekisterin tietosisältö
Avoimissa ja julkisissa rekrytoinneissa keräämme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään palveluidemme käytön yhteydessä tai kun henkilö toimittaa meille oma-aloitteisesti CV:n.
Suorahauissa rekisteri sisältää lisäksi julkisesti saatavilla tai hankittavissa olevista lähteistä kerättyä tehtävän täytön kannalta tarpeellista tietoa. Julkisia lähteitä ovat mm. yritysten avoimet verkkosivut, lehdistötiedotteet, nimitysuutiset, LinkedIn-palvelu sekä eri yritys- ja toimialarekisterit.
Henkilön omalla suostumuksella voimme kerätä henkilöä koskevaa tietoa myös suosittelijoilta.
Rekrytoinneissa kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:
- Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
- Sukupuoli ja -syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)
- Soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
- Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva), LinkedIn-profiilin URL
- Ammatillisiin kiinnostuksiin ja työllistymistoiveisiin liittyvät tiedot
- Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot
- Haastatteluissa ja mahdollisissa henkilöarvioinneissa kertyneet tiedot
- Työnantajan tekemät mahdolliset luokittelut ja muistiinpanot
- Toimeksiannon etenemiseen liittyvät tiedot kuten viestinnän ja tapaamisten lokitiedot
Näiden lisäksi tietoja voidaan rekrytoinneissa kerätä seuraavissa tapauksissa:
- Vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla.
- Vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla.
Henkilöarvioinneissa kerätään seuraavia tietoja: toimeksiantoa varten täytetty henkilötietolomake/CV, kyselyvastauksien tiedot ja edellisten sekä haastattelun pohjalta valmistetut yhteenvetoraportit. Kyselyihin vastaaminen on vapaaehtoista.
Rekisterin tietojen vastaanottajat
Rekrytointien ja henkilöarviointien tietokanta toimii Internetissä. Käytämme TalentAdore VRA-rekrytointijärjestelmää. Tietoja käyttävät Yhtiön konsultit sekä toimeksiantojen hoidossa alihankkijoina käytetyt kolmannet osapuolet. Ko. toimeksiantoja varten täytetyt lomakkeet ja raportit sekä mahdolliset rekisteröidyn lisäämät lisätiedot kuten liitteet luovutetaan myös ao. rekrytoinnin tai henkilöarvioinnin toimeksiantajalle. Ohjeistamme asiakkaitamme ja alihankkijoitamme poistamaan työnhakijoiden henkilötiedot aina, kun ne muuttuvat tarpeettomiksi sekä käsittelemään tietoja luottamuksellisesti.
Henkilöarvioinnin pohjalta tehty yhteenvetoraportti luovutetaan myös arvioidulle henkilölle itselleen.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin toimeksiantoihin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.
Tarkemmat tiedot vastaanottajista, joille henkilötietoja siirretään, saa tarvittaessa Yhtiön rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Rekisterin tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Poikkeuksena ovat tilanteet, jossa asiakastoimeksiantajamme päätöksenteko-organisaatio tai rekrytointiin osallistuva hakija sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Käsittelemme rekisteröityjen tietoa tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana rekisteriin.
Tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tiedot ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Yhtiö säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Henkilökuntaa ja alihankkijoita on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.
Asiakkaita ohjeistetaan noudattamaan tietosuojalainsäädännön ohjeita ja määräyksiä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö (ml. pyyntö tietojen poistosta) on tehtävä kirjallisesti ja silloin lähetettävä allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.
Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka
Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa. Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.
Evästeet
Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.
Lomakkeiden suojaus
Verkkosivuilla olevia lomakkeita suojataan Googlen reCAPTCHA versio 3 tekniikoin. Sen suhteen ovat voimassa Googlen ehdot Yksityisyydensuojasta ja Palvelujen käytöstä.